Keatsferiening
Jan Reitsma Reduzum

KV Jan Reitsma verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KV Jan Reitsma.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

 

Van wie verwerkt KV Jan Reitsma persoonsgegevens?

KV Jan Reitsma verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen, krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

ü  Jeugdleden en vrijwilligers die aangesloten zijn bij KV Jan Reitsma

ü  Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij KV Jan Reitsma of ooit een lidmaatschap hebben gehad

ü  Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

KV Jan Reitsma verwerkt persoonsgegevens in de ledenadministratie. Zo zal in geval van alle (jeugd)leden, KV Jan Reitsma zorg moeten dragen voor de juiste registratie in de ledenadministratie. Voor de ledenadministratie is een functionaris aangesteld, deze is verantwoordelijk voor de juiste verwerking van de persoonsgegevens.

 

Waarvoor verwerkt KV Jan Reitsma persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van KV Jan Reitsma of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger wanneer dat nodig is.

Als je eenmaal lid of relatie van KV Jan Reitsma bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je groep, regio of vanuit de Federatie.

Prijswinnaars worden met naam en foto op Facebook en de website www.kaatsverenigingjanreitsma.nl gepubliceerd.

Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel of wil je niet op Facebook en de website. Dan kun je dit aangeven door een reactie via de mail kvjanreitsma@gmail.com te geven, of op het veld bij één van de bestuursleden

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

 

Verwerkt KV Jan Reitsma ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier, ten behoeve van een zomerkamp.

KV Jan Reitsma controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door KV Jan Reitsma.

 

Hoe gaat KV Jan Reitsma met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

 

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

De functionaris die de ledenadministratie beheert kan jouw gegevens inzien, daarnaast kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

 

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen KV Jan Reitsma

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.

Of als je een nieuwe functie krijgt binnen KV Jan Reitsma, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. KV Jan Reitsma kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen, tenzij er een verwerkersovereenkomst is opgesteld. Om een bondsnummer aan te vragen bij de KNKB, zijn zij persoonsgegevens van jou nodig. De KNKB moet zich ook aan de wet- en regelgeving houden en zorgvuldig met jou gegevens om gaan.

 

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is KV Jan Reitsma gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

Kan ik zien welke gegevens KV Jan Reitsma van mij verwerkt?

KV Jan Reitsma maakt geen gebruik van een inlogsysteem waarbij jij jouw gegevens kan inzien. KV Jan Reitsma maakt gebruik van een inschrijfformulier, waar jij jouw gegevens op invult, dit zijn de gegevens die in de ledenadministratie wordt verwerkt.

 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KV Jan Reitsma kun je terecht bij het bestuur. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met KV Jan Reitsma via kvjanreitsma@gmail.com.

 

Wijzigingen privacy beleid

 

KV Jan Reitsma behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via www.kaatsverenigingjanreitsma.nl.